Partnering som upphandlingsform för offentliga toaletter

Vad innebär Partnering?

Enligt upphandlingsmyndigheten handlar partnering om att inleda ett nära samarbete mellan beställare och leverantör, för att tillsammans nå ett visst förutbestämt resultat eller mål. Syftet är att de traditionella gränserna mellan parterna ska förändras, genom att bland annat ge varandra mer insyn och större förtroende.[1] Vi på Danfo har god erfarenhet av partnering och enligt oss ger det ett mervärde till alla berörda parter och en ökad samhällsnytta.

Vad innebär Danfo Partnering?

Danfo Partnering innebär att vi som leverantör tillsammans med beställaren bildar en gemensam arbetsgrupp i ett tidigt skede. Vi ser gärna att denna arbetsgrupp bildas redan när det finns en idé om att addera en offentlig toalett på en specifik plats, för genom en tidig involvering kommer vi gemensamt fram till de bästa lösningarna och hittar möjligheter till innovation.

I arbetsgruppen tas allas kompetens tillvara och alla arbetar tillsammans i projektet från ax till limpa, från själva idén till att en offentlig toalett står på marken. Vi löser uppdraget i öppen dialog och med projektets bästa i fokus. Viktiga delar i Danfo Partnering är:

• Gemensamma arbetsmöten/Workshopar – från idéstadiet, under projektet till efter projektet. För att skapa en gemensam syn på vart vi är och vart vi ska.
• Danfo Partneringdeklaration -  gemensamt i arbetsgruppen tar vi fram ett samarbetsdokument med mål, övergripande tidplan, hållbarhetsaspekter, etiska aspekter etc. som undertecknas av alla i samarbetsgruppen. Detta är ett dokument som säkerställer att vi håller rätt kurs.
• Projektledare – som säkerställer att arbetsmöten blir givande, produktiva och att vi följer partneringdeklarationen. Projektledaren för partneringsamarbetet utses gemensamt.
• Transparens – öppenhet i allt från inköp, materialval till hållbarhetsval   

Ökad kvalitet och hållbarhet för våra medborgare

Genom att samverka ökar möjligheten att slutleveransen ger mer samhällsnytta för pengarna. I ett tidigt skede kan vi tillsammans utveckla lösningar som är kvalitativa och hållbara genom att ha den offentliga toalettens livscykel i beaktande.

Detta gynnar såväl oss som leverantör, er som beställare men framförallt medborgarna som får en långsiktig hållbar lösning och en byggnad som tillför trygghet och tillgänglighet i det offentliga rummet. Exempel på aspekter för en offentlig toalett som påverkar att det blir en hållbar, trygg och tillgänglig lösning:

• Placering
• Belysning
• Ytskikt
• Drift och underhåll
• Betallösning
• Tillval/Optioner
• Väktare/Tekniska trygghetslösningar

Helsingborgs stad och Danfo i partneringsamarbete

Sommaren 2022 skapade Helsingborgs stad två nya temalekplatser, intill dessa skulle det byggas två nya offentliga toaletter. Offentliga toaletter vid lekplatser är inget nytt, men att anpassa toaletternas utformning både invändigt och utvändigt så att det blir en tydlig del av helhetsupplevelsen för den som besöker lekplatsen – det var något nytt.

Helsingborgs stad inledde tidigt dialog med oss på Danfo då de insåg att den vanliga gången med en beställare som säger vad den vill ha till leverantören inte skulle fungera. Därmed inleddes ett partneringsamarbete där vi formade en gemensam arbetsgrupp, där vi gick in med lika delar utvecklingstid. Inför årsskiftet 2020/2021 togs beslutet och snart därefter var vi tillsammans igång med det praktiska arbetet.

Vi började med en idé om att göra barnvänligare toaletter och utvecklade ett helt nytt toalettkoncept där barnet står i fokus samtidigt som vi ser till hela familjeupplevelsen. Målet var att skapa trygga och glada toalettupplevelser för användarna och i framtagande har vi lyssnat in vilka behov och önskemål som finns hos användarna.

Under våren 2022 stod de båda toaletterna, i Dockanparken respektive Fredriksdal, klara för användning.

” Eftersom vi ville utforska ett helt nytt koncept som vi visste skulle kräva nya produkter och nya lösningar blev det viktigt att ha en dialog genom hela arbetsprocessen. Vi hade själva många idéer och tankar men inte kunskapen om vilka lösningar som var smarta, hållbara och genomförbara. Det sparade mycket tid att stämma av under tiden istället för att komma med ett färdigt koncept som inte var rimligt. Det blev också ett väldigt kreativt och lärande projekt där jag tror att alla kände att de växte av den delade kunskapen.” Pamela Sjöstrand, Landskapsarkitekt Helsingborgs stad

” Genom att lägga ner mer tid och engagemang tidigt i processen från båda parter i arbetsgruppen, så säkerställdes att förväntningarna möttes och att projektet höll tidplan och budget.  Det gemensamma arbetet som sker initialt i processen resulterar i att våra projekt som baseras på partnering-modellen får högst kundnöjdhet och blir mest effektiva för båda parter.” Jonas Olsson, VD Danfo

Nedan illustreras hur partneringsamarbetet med Helsingborgs stad gick till:

Vad säger upphandlingsmyndigheten?

Partneringsamarbeten

”Partneringsamarbeten kan upphandlas genom samtliga upphandlingsförfaranden. I vissa situationer är det möjligt att använda förhandlat förfarande med föregående annonsering. Här ges då utrymme att förhandla med en eller flera leverantörer om valet av utförande. Om man använder entreprenadformen totalentreprenad och tillåter anbud med alternativa utföranden i upphandlingen, är det möjligt att skapa ett förhållandevis stort förhandlingsutrymme. Vill den upphandlande myndigheten tillvarata leverantörernas kunnande och förslag innan upphandlingsdokumenten upprättas och anbud lämnas, kan i vissa situationer en konkurrenspräglad dialog genomföras.”[2]

Konkurrenspräglad dialog

”Konkurrenspräglad dialog innebär att varje leverantör kan ansöka om att få delta i upphandlingen. Den upphandlande organisationen för sedan en dialog med de anbudssökande som bjudits in. När dialogen har avslutats lämnar respektive leverantör sitt anbud. Dialogen sker därmed innan anbudet lämnats in.

Den upphandlande organisationen kan föra dialog när den i stort känner till vilket slutresultat som ska uppnås, men inte kan fastställa i förväg hur resultatet ska uppnås på bästa sätt. Dialogen kan då öka möjligheten att beakta till exempel tekniska innovationer när den upphandlande organisationen fortlöpande kan diskutera och väga unika lösningar mot varandra.

Den upphandlande organisationen har också möjlighet att besluta om ersättning till anbudssökande i dialogen. Det kan vara ett bra sätt att öka intresset från leverantörernas sida att delta.” [3]

Läs mer på https://www.upphandlingsmyndigheten.se/